Trotz enormer Fortschritte in der Informationstechnologie können Computer (auf denen moderne IT basiert) das Geschäft immer noch nicht übernehmen. Allerdings haben Geschäftsinformationssysteme die Effektivität, Macht und Effizienz des Managements verändert.
In einem früheren Artikel über Unternehmenssoftware haben wir uns mit den oberflächlichen Aspekten befasst, wie moderne Management-Informationssysteme Unternehmen helfen. Wir haben gesehen, wie Computer die Abläufe beschleunigten und die Qualität verbesserten. Wir haben auch die Existenz breiter Kategorien von Unternehmenssoftware erwähnt – Büropakete, funktionale Software wie Buchhaltung und Inventar und Industriesoftware wie Einzelhandelsverwaltungssoftware. In diesem Artikel versuchen wir, die Rolle von Informationsmanagementsystemen analytischer zu betrachten.
Entscheidungsunterstützung, Problemanalyse und allgemeine Kontrolle
Unternehmensleiter müssen oft Entscheidungen treffen, die das Schicksal des Unternehmens auf die eine oder andere Weise beeinflussen können. Beispielsweise möchte ein Unternehmen mit Verkaufsstellen oder Händlern, die über ein weites geografisches Gebiet verteilt sind, möglicherweise die logistischen Vorgänge für die Lieferung von Waren an die Verkaufsstellen optimieren. Die beste Lösung kann von zahlreichen Faktoren beeinflusst werden, wie z. B. Nachfrageverhalten, Warenverfügbarkeit, Entfernungen und die Möglichkeit, externe Transportunternehmen (die bidirektionale Lasten bewältigen können und über lange Strecken eine kostengünstigere Option sein können) anstelle von eigenen Fahrzeugen zu nutzen .
Während es möglich ist, komplexe mathematische Formeln von Hand zu verwenden, um die beste Lösung zu berechnen, machen Computer den gesamten Prozess zu einer Routineaufgabe, indem sie bestimmte Informationen als Input liefern und Vorschläge für die besten Lösungen als Output erhalten. Die Aufgabe kann normalerweise in wenigen Minuten (statt Stunden oder sogar Tagen) erledigt werden, und es wird möglich, mehrere Alternativen in Betracht zu ziehen, bevor man sich für diejenige entscheidet, die am realistischsten erscheint.
Die Identifizierung von Problemen und die Analyse der Faktoren, die sie verursachen, wurde ebenfalls durch moderne computergestützte Informationssysteme verändert. In einer typischen MIS-Umgebung werden routinemäßig Standardberichte erstellt, in denen die tatsächliche Leistung mit den ursprünglichen Schätzungen verglichen wird. Die Software, die den Bericht erstellt, kann angewiesen werden, Ausnahmen hervorzuheben, d. h. signifikante Abweichungen zwischen den ursprünglichen Schätzungen und der tatsächlichen Leistung. So werden Manager im täglichen Arbeitsablauf auf Problemfelder aufmerksam, indem sie sich die erhaltenen Berichte ansehen, ohne detaillierte Datenerhebungen und Berechnungen durchführen zu müssen.
Die Identifizierung der für das Problem verantwortlichen Faktoren kann bis zu einem gewissen Grad auch mithilfe von Tools wie der Varianzanalyse routinemäßig durchgeführt werden. Die Abweichungsanalyse ist ein Element der Standardkalkulation, das Abweichungen von Schätzungen (oder Mustern) in ursächliche Faktoren wie z. Mit einem so detaillierten Bericht können Manager tiefer in den Problemfaktor eintauchen, z. B. warum es zu übermäßigem Materialverbrauch kam.
Die Kontrolle wird auch durch Varianzanalyse ausgeübt. Budgets werden für alle Geschäftsvorgänge von den beteiligten Managern in koordinierter Weise erstellt. Beispielsweise bestimmen geschätzte Verkaufsmengen das Produktionsniveau; Produktionsniveaus bestimmen Rohstoffeinkäufe; usw. Bei guter Verwaltung des Informationssystems ist es möglich, zeitnahe Berichte zu erstellen, in denen die tatsächlichen Verkäufe, die Produktion, die Lieferungen von Rohstoffen usw. verglichen werden. mit geschätzten Niveaus.
Berichte helfen Managern, Dinge zu überwachen und schnell Korrekturmaßnahmen zu ergreifen. Beispielsweise wird der Produktionsleiter auf sinkende (oder steigende) Verkäufe bestimmter Produkte aufmerksam und kann sich darauf vorbereiten, Anpassungen an den Produktionsplänen vorzunehmen, und Einkaufs- und Bestandsmanager werden schnell auf einen Anstieg der Produktbestände aufmerksam. MIS verbessert somit die Qualität der Umgebungskommunikation und kann die Effektivität der Einsatzsteuerung deutlich verbessern.
Effektives MIS erfordert die Zusammenarbeit von Menschen und Computern
Die Hauptsache ist, dass das MIS nur die Informationen liefert; Es liegt in der Verantwortung der beteiligten Manager, aufgrund der Informationen zu handeln. Es ist die Synergie zwischen effizienter, genauer und schneller Ausrüstung und Menschen mit gesundem Menschenverstand, Intelligenz und Urteilsvermögen, die das MIS wirklich antreibt.